GoBS wettelijk beveiligde e-mailopslag verplicht

0
1205
wolk

Juridisch beveiligde e-mailopslag volgens GoBD

Op de 1. Januari 2017, de "Beginselen voor het juiste beheer en behoud van boeken, records en records in elektronische vorm en voor toegang tot gegevens" (GoBD) zullen eindelijk in werking treden. Dit omvat ook de voorschriften voor de wettelijk conforme opslag van e-mails en e-mailbijlagen, waarvoor geen uitzonderingen meer zijn vanaf de sleuteldatum. De GoBD vervangt alle andere bepalingen van het Federale Ministerie van Financiën (BMF), die eerder waren bedoeld voor de opslag van bedrijfsdocumenten. Dit zijn in detail de "Principes voor gegevenstoegang en verifieerbaarheid van digitale documenten" (GDPdU) evenals de "Principles of proper computer-aided accounting systems" (GoBS).

Met de release van GoBD op 14. In november 2014 heeft de BMF vooral rekening gehouden met het feit dat elektronische gegevensuitwisseling, papierloze boekhouding en digitaal opgeslagen documentatie van alle relevante zakelijke transacties gebruikelijk is in de hedendaagse zakelijke omgeving van bedrijven van elke omvang en hun omvang zal in de toekomst blijven groeien. E-mails zijn in dit verband een speciaal geval en er zijn een paar dingen die u moet overwegen om aan de GoBD-vereisten te voldoen.

Principes van e-mailopslag en archivering

U hoeft geen pure kerst- of verjaardagswens te archiveren bij een of meer zakenpartners. Zodra een e-mail echter de functie van een zakelijke brief of een ontvangstbewijs aanneemt, moet deze op dezelfde manier worden opgeslagen als andere documenten volgens de gebruikelijke bewaartermijnen. Hetzelfde geldt voor alle fiscale bijlagen, dat wil zeggen facturen, aanbiedingen, enz. Als de tekst van de e-mail alleen wordt gebruikt als begeleidende brief waarmee een factuur, een aanbieding of een afleveringsbewijs wordt verzonden, kan deze worden verwijderd. Dit kan worden vergeleken met een briefenvelop die in de prullenbak wordt gegooid nadat de inhoud is verwijderd. In dit geval wordt alleen de bijlage gearchiveerd, maar moet alle verplichte informatie voor een (verkoop) belastingaanslag worden vastgelegd.

Constante beschikbaarheid en machine-evaluatie vereist

Alle e-mails die aan de archiveringsplicht zijn onderworpen, moeten, net als alle andere elektronisch gegenereerde documenten en documenten inclusief bijlagen, te allen tijde beschikbaar zijn voor beoordeling, volledig beschermd tegen manipulatie door derden. U moet er ook voor zorgen dat de gearchiveerde e-mails door de machine kunnen worden geëvalueerd. Volgens de voorschriften van de GoBD is het niet voldoende om de documenten gewoon af te drukken en op papier te bewaren. Als u een coderingsmethode gebruikt voor het archiveren van uw e-mails, bent u ook verplicht om niet-gecodeerde toegang te bieden voor elke belastingaudit. Dit zorgt ervoor dat de documenten kunnen worden gecontroleerd door de volledige tekst te doorzoeken en machinaal te kunnen evalueren.

Deadlines voor e-mailopslag

De bewaartermijn is zes tot tien jaar, afhankelijk van de fiscale relevantie en het type e-mail. De periode begint altijd met het verstrijken van het kalenderjaar waarin de e-mail is gemaakt. Dat betekent dat je een brief van 2 hebt. Januari moet bijna zeven of elf jaar archiveren, omdat de periode begint op de volgende 1. Januari. Voor alle bedrijven en handelaren vormen deze voorschriften de GoBD een niet te onderschatten inspanning, omdat alle facturen, handelsbrieven, aanbiedingen, leveringsbonnen, enz. Moeten worden bewaard volgens GoBD en op elk gewenst moment beschikbaar moeten zijn. Hiervoor moeten voldoende middelen beschikbaar worden gesteld.

De afhandeling van privé-e-mails

Sommige bedrijven staan ​​hun werknemers toe de eigen mailserver of particuliere e-mailprovider te gebruiken. In deze context rijst de vraag hoe om te gaan met privéberichten gerelateerd aan opslag. Werknemers kunnen overeenkomen met een overeenkomstige paragraaf in de arbeidsovereenkomst of interne overeenkomst dat hun e-mails worden gearchiveerd. Er kunnen hier echter privacykwesties zijn omdat ook de privacy van externe afzenders en ontvangers wordt aangetast. Daarom wordt aanbevolen dat u zorgt voor een strikte scheiding van zakelijke en privé-e-mails of dat u privé-correspondentie op uw servers in het algemeen verbiedt.

Softwareoplossing of handmatig werk?

Een freelancer of een heel klein bedrijf kan mogelijk nog steeds de taken van e-mailopslag "met de hand" uitvoeren. Vanaf een bepaalde omvang van zakelijke kosten en inspanningen staan ​​niet langer in een redelijke verhouding tot het voordeel. In dit geval is in principe alleen een goede en veilige softwareoplossing die voldoet aan de criteria voor rechtszekerheid en machine-evaluatie en zoeken op volledige tekst mogelijk maakt. Een dergelijke software moet ten minste de volgende vijf taken vervullen. Alle inkomende en uitgaande e-mails moeten volledig worden geregistreerd en opgeslagen. Dit is handig voor het doorsturen naar de geadresseerden. Bovendien moet de archivering trouw zijn aan het origineel en zonder verlies van informatie. Ten derde moet een veilige bescherming tegen manipulatie worden gewaarborgd. Toegang door basisgebruikers die geen beheerdersrechten hebben, moet gedurende de hele bewaarperiode worden voorkomen om voortijdige verwijdering te voorkomen. En last but not least, een archiveringssoftware moet continue en volledige toegang bieden in het geval van een belastingaudit.

Als u alle problemen correct aanpakt en aanpakt, hebt u geen problemen met de belastingdienst voor wat betreft de opslag van e-mail.

beeldscherm:
Beveilig uw e-mails juridisch bindend in de gegevens. Bewaar met extra back-ups. Altijd doorzoekbaar met web-, Windows- of Outlook-client. Zeer eenvoudig en betaalbaar. Beveilig elke mailbox - provider onafhankelijk. Meer informatie is te vinden op de volgende pagina: Data.Cloud-aanbiedingbeschrijving

VERWIJDER EEN ANTWOORD

Vul hier uw reactie!
Vul uw naam hier